Déménager une entreprise est un processus complexe qui requiert une organisation minutieuse et une anticipation soignée des différentes étapes. Le changement de locaux peut être motivé par diverses raisons : expansion, réduction de l’espace de travail ou encore la recherche d’un cadre plus adapté aux besoins opérationnels. La pandémie de Covid-19 a, par ailleurs, accéléré ce phénomène pour certaines structures. Pour réussir cette transition sans perturber l’activité, un planning rigoureux s’impose. Un déménagement d’entreprise, bien orchestré, garantit non seulement une continuité du travail, mais aussi un gain d’efficacité pour le futur. Voici comment s’y prendre.
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Planifier la date du déménagement de l’entreprise
Pour organiser le transfert des bureaux, la première étape consiste à fixer une date, ou au moins une période de référence. Idéalement, choisissez un week-end pour limiter l’impact sur l’activité, mais si cela n’est pas possible, envisager une solution de télétravail pendant la durée des opérations peut s’avérer judicieux.
Pensez également à consulter la mairie pour connaître les éventuelles restrictions de circulation pouvant compliquer le déplacement du matériel et des équipes.
De plus, si vous avez besoin de libérer de l’espace avant le jour J ou si certains éléments doivent être stockés temporairement, trouvez un box de stockage près de chez vous. Cela vous permettra de gérer plus facilement la transition et de ne pas encombrer les nouveaux locaux trop tôt.
Pour éviter tout retard, prévoyez une marge de sécurité en n’enchaînant pas immédiatement l’abandon des anciens locaux avec l’installation dans les nouveaux.
Et n’oubliez pas, un bail commercial impose généralement un préavis de six mois, il faudra envoyer une lettre recommandée avec accusé de réception à votre bailleur pour signifier votre intention de quitter les lieux. Cette démarche formalise le processus et engage définitivement l’entreprise dans le projet de déménagement.
Construire un rétro-planning précis
La création d’un rétro-planning permet d’établir un calendrier en partant du jour du déménagement pour remonter progressivement le temps et détailler les actions à entreprendre. Voici un exemple de rétro-planning sur six mois avant le jour J :
- J-180 : poser le préavis de départ
- J-90 : recenser les besoins des équipes (salles spécifiques, espaces de détente)
- J-60 : organiser les éventuels travaux dans les nouveaux locaux
- J-30 : visite des futurs bureaux pour familiariser les employés avec leur nouveau cadre
- J-20 : organiser le transfert des lignes téléphoniques et d’Internet
- J-15 : sauvegarder les données informatiques
- J-7 : distribuer les cartons et étiqueter les affaires
- Jour-J : nettoyage des anciens locaux
- J+15 : inauguration des nouveaux bureaux
Concernant le jour J, il est recommandé de faire appel à une société de nettoyage pour remettre les locaux en état. Un premier passage quelques semaines avant le déménagement et un second plus approfondi une fois les lieux entièrement vidés garantiront de respecter les conditions de restitution.
Repenser l’aménagement et le mobilier
Le déménagement est une opportunité de renouveler le mobilier et d’adapter l’espace de travail aux nouvelles exigences de l’entreprise. Il peut être utile de faire appel à un architecte d’intérieur pour aménager ses bureaux professionnels d’une façon optimale. Optez pour du mobilier ergonomique afin d’améliorer le confort des salariés : chaises ajustables, bureaux réglables, espaces de détente modernisés.
C’est aussi l’occasion idéale de trier les documents et le matériel accumulés au fil des années : débarrassez-vous de ce qui ne sert plus, mais assurez-vous d’en conserver une copie numérique si nécessaire.
Vous pouvez également offrir aux salariés les meubles ou équipements encore en bon état, ou les donner à des associations locales.
Sélectionner la bonne entreprise de déménagement
Pour une entreprise de moins de vingt personnes, l’option de déménager par ses propres moyens reste envisageable, mais au-delà de ce seuil, l’aide de professionnels devient quasi indispensable.
Comparez plusieurs devis en prenant en compte les assurances et les services proposés, sans vous précipiter vers l’offre la plus basse. Un déménageur expérimenté saura gérer les particularités liées aux entreprises, comme le transport de matériel informatique ou l’archivage sécurisé.
Impliquer les collaborateurs dans la transition
Un déménagement peut être source de stress pour les employés, particulièrement si leur quotidien est modifié (temps de trajet allongé, nouvelle organisation de l’espace de travail).
La transparence est donc indispensable : informez l’ensemble des collaborateurs des raisons de ce changement et des nouvelles conditions de travail.
Pour répondre à toutes les interrogations, désigner des référents au sein de chaque service peut être utile. Cela permet d’assurer une communication fluide et de calmer les éventuelles inquiétudes. Solliciter l’avis des employés concernant l’aménagement des nouveaux locaux peut également favoriser leur adhésion au projet.
Le changement de locaux doit être largement communiqué pour ne pas perturber l’activité donc pensez à informer vos clients, partenaires, fournisseurs et prospects de votre nouvelle adresse.
Pensez également à mettre à jour toutes les informations sur les supports de communication : site web, brochures, cartes de visite, et signatures d’e-mails.
Rédacteur junior sur Passion-entrepreneur.com, il apporte un regard neuf sur les tendances du business mondial
