Factures impayées : prévenir les risques et recouvrer vos créances

Les factures impayées, véritable fléau pour de nombreuses entreprises, peuvent déstabiliser même les trésoreries les plus solides. Lorsque les paiements tardent à arriver, le risque d’asphyxie financière devient bien réel. Les retards de règlement, qu’ils soient accidentels ou symptomatiques de difficultés plus profondes, mettent à mal la stabilité des structures. Pourtant, plusieurs outils permettent de prévenir ces impayés, et des recours existent pour les entreprises qui doivent faire face à des créances non honorées. La clé réside dans une gestion proactive du risque client et la connaissance des procédures de recouvrement disponibles. Voici comment vous pouvez agir en cas de factures impayées.

À quel moment une facture devient-elle impayée ?

Une facture est considérée comme impayée dès que le délai de règlement contractuel est dépassé sans qu’aucun paiement n’ait été effectué. Pour pouvoir entamer un recouvrement de cette créance, trois conditions doivent être réunies :

• Certaine : le montant dû doit être incontestable et refléter une réalité financière actuelle
• Liquide : la somme doit être déterminée et chiffrée en argent, ce qui la rend immédiatement payable
• Exigible : le délai de paiement convenu doit être dépassé, ce qui rend la créance juridiquement exigible

C’est seulement lorsque ces trois critères sont remplis que le créancier peut engager des actions de recouvrement, qu’elles soient amiables ou judiciaires.
Il est aussi nécessaire de faire la différence entre une créance douteuse, qui peut encore être recouvrée malgré un risque, et une créance irrécouvrable, où tout espoir de récupération est perdu.

Les solutions préventives pour réduire le risque d’impayés

Plusieurs solutions permettent de minimiser ce risque en agissant en amont des relations commerciales et en sécurisant les transactions.

Réaliser une enquête de solvabilité avant toute relation commerciale

Avant de s’engager dans une relation contractuelle, il est fortement conseillé d’effectuer une enquête de solvabilité sur le client : cette démarche permet d’évaluer sa capacité à honorer ses engagements financiers.

Des professionnels du recouvrement tels que ceux sur le site paris-contentieux.fr peuvent être sollicités pour accompagner l’entreprise durant l’ensemble du processus, des solutions préventives aux solutions amiables, et jusqu’aux solutions judiciaires si elles se révèlent nécessaires.

Les entreprises peuvent également accéder à ces informations via des services spécialisés comme Infogreffe ou les partenaires d’informations décisionnelles comme Infolegale.

Cette évaluation permet au créancier de s’assurer que la société cliente n’est pas en cessation de paiements ou sous le coup d’une procédure collective, ce qui réduirait considérablement ses chances de recouvrer ses créances.

Assurer une gestion rigoureuse des comptes clients

Une mauvaise tenue des comptes clients peut rapidement mener à des retards dans l’identification des créances douteuses, voire irrécouvrables.

En cas de doute sur le recouvrement d’une créance, celle-ci doit être comptabilisée dans le compte 416 « clients douteux ou litigieux ». Si elle devient irrécouvrable, il est nécessaire de la transférer dans le compte 654 « pertes sur créances irrécouvrables ».

Cette opération comptable permet de déprécier l’actif de l’entreprise de manière cohérente, tout en respectant les règles fiscales en vigueur.

Le suivi du poste client est donc indispensable, car il permet de réagir rapidement face à un impayé, d’anticiper les pertes potentielles et d’assurer la continuité de la trésorerie.

Prévoir des conditions de vente protectrices

Les conditions de vente constituent un outil juridique puissant pour se prémunir contre les retards de paiement, il est donc indispensable de formaliser clairement les délais de règlement et les sanctions en cas de retard, telles que des pénalités de paiement.

L’insertion d’une clause de réserve de propriété dans les conditions générales de vente (CGV) permet également de sécuriser les transactions : en cas de non-paiement, le créancier conserve la propriété des biens jusqu’à leur règlement complet.

Pour éviter toute contestation future, il est recommandé de toujours obtenir un devis signé ou un bon de commande validé par le client avant de réaliser la prestation ou la livraison des produits. Cela renforce la position du créancier en cas de litige.

Recourir à des solutions de financement adaptées

Lorsque les délais de paiement s’allongent, certaines solutions de financement peuvent être mises en place pour améliorer la trésorerie de l’entreprise.

La cession Dailly, par exemple, permet de céder les créances à un établissement de crédit en échange d’une avance immédiate de fonds. Cette solution, régie par le Code monétaire et financier, est avantageuse pour les entreprises qui souhaitent sécuriser leur trésorerie à court terme.

L’affacturage est une autre option qui consiste à vendre les créances à une société spécialisée en recouvrement : en échange, l’entreprise reçoit un paiement immédiat, déduction faite d’une commission.

Enfin, l’assurance-crédit protège l’entreprise contre les risques d’insolvabilité du client en garantissant le paiement des créances.

Les solutions amiables pour recouvrer une facture impayée

Lorsque le règlement d’une facture tarde, privilégier des solutions amiables permet souvent de résoudre le problème sans recourir immédiatement à des procédures judiciaires plus lourdes et coûteuses.

Effectuer une relance

Lorsque le paiement est en retard, la première action à entreprendre est une relance, réalisée de manière graduelle pour préserver la relation commerciale.
Il est recommandé de commencer par un appel téléphonique ou un email, qui permettent d’obtenir rapidement une réponse. En cas d’absence de réaction, l’envoi d’une lettre de relance en recommandé avec accusé de réception devient nécessaire.

Cette lettre doit rappeler au client les informations essentielles, telles que la date de la facture, le montant dû, ainsi que l’échéance dépassée. Ce rappel doit aussi préciser le nombre de jours de retard, afin de formaliser l’obligation du débiteur à régulariser sa situation.

Envoyer une mise en demeure

Si la relance reste infructueuse, l’étape suivante consiste à adresser une mise en demeure au débiteur. Cette correspondance, envoyée en recommandé avec accusé de réception, formalise l’exigence du règlement sous peine d’engager des procédures judiciaires.

Elle doit comporter des mentions précises : la nature de la créance, la date de l’échéance, et un rappel des conséquences légales en cas de non-paiement, comme la saisie des biens ou l’ouverture d’un contentieux.

Les solutions judiciaires pour recouvrer une créance

Si les tentatives amiables échouent, il devient nécessaire de recourir à des solutions judiciaires pour obtenir le règlement de la créance et contraindre le débiteur à honorer ses obligations.

• Recourir à l’injonction de payer : le créancier peut demander au Tribunal de commerce ou au Tribunal judiciaire une injonction de payer. Cette procédure accélérée, et non contradictoire, permet d’obtenir un titre exécutoire sans que le débiteur soit entendu. Une fois l’ordonnance rendue, elle pourra être signifiée par un commissaire de justice pour engager des saisies si le débiteur ne s’exécute pas
• Demander un référé-provision : le référé-provision, contrairement à l’injonction de payer, est une procédure contradictoire. Cela signifie que le débiteur est convoqué devant le juge pour défendre sa position. Si la créance n’est pas sérieusement contestable, le juge peut accorder au créancier une provision sur le montant total de la dette, en attendant la résolution définitive du litige. Cette solution permet de récupérer une partie des fonds rapidement, tout en poursuivant les démarches judiciaires
• Engager une assignation au fond : si le litige persiste, l’assignation au fond est la procédure la plus aboutie pour obtenir le règlement d’une créance. Cette procédure contradictoire permet de trancher définitivement le différend entre les deux parties. En cas de condamnation du débiteur, celui-ci pourra être contraint de régler non seulement la dette, mais également des dommages-intérêts si sa responsabilité contractuelle est engagée