Externalisation RH : optimiser la gestion des ressources humaines

La gestion des ressources humaines (RH) est un pilier stratégique pour toute entreprise, qu’il s’agisse d’une TPE, d’une start-up, d’une PME, d’une association ou d’un grand groupe. Mais l’évolution rapide des réglementations, les exigences de conformité, et le besoin constant de s’adapter aux fluctuations économiques imposent une organisation rigoureuse et des compétences pointues. Afin de garantir efficacité et adaptabilité, nombre de structures se tournent vers l’externalisation de leurs fonctions RH, également connue sous le terme d’outsourcing RH. Quels sont donc les apports concrets de cette approche ? Quels domaines externaliser ? Comment sélectionner le partenaire adéquat ? Tout ce qu’il y a à savoir sur l’externalisation RH dans cet article.

L’externalisation des ressources humaines : une gestion déléguée sur-mesure

L’externalisation des ressources humaines, véritable levier stratégique, consiste à confier à un partenaire spécialisé une partie ou l’ensemble des fonctions RH.

Ce transfert de responsabilité peut s’établir sur un temps ponctuel ou à plus long terme, selon les priorités de l’entreprise. Les domaines externalisés sont diversifiés, allant de la gestion administrative à la qualité de vie au travail en passant par le recrutement.

Pour les entreprises cherchant une expertise locale, il peut être pertinent de s’interroger sur les options locales, par exemple pour trouver un cabinet RH à Nantes. Cette délégation couvre ainsi plusieurs secteurs RH importants, tels que :

• Recrutement et gestion de talents : sélection, intégration, et gestion des compétences des collaborateurs, dans une approche alignée avec les objectifs de croissance de l’entreprise
• Développement des compétences : programmes de formation et d’amélioration continue, adaptés à l’évolution des compétences requises par les postes
• Gestion administrative des salariés : conformité et respect des obligations légales, comme les congés, arrêts maladie, et contrats de travail
• Qualité de vie au travail : suivi des indicateurs de bien-être, prévention des risques psychosociaux, et création de dispositifs de conciliation vie professionnelle-vie personnelle
• Conseil juridique : respect des législations sociales, avec des partenaires avertis des changements du Code du travail

Fonctions souvent externalisées

Certaines fonctions RH, bien que vitales, sont considérées comme à faible valeur ajoutée pour l’organisation en raison de leur caractère répétitif et administratif.

Externaliser ces fonctions permet aux entreprises de rester concentrées sur leurs objectifs stratégiques sans sacrifier l’efficacité dans les domaines RH. Parmi ces fonctions, certaines se prêtent particulièrement bien à une gestion par un prestataire spécialisé.

Le traitement de la paie, avec ses déclarations périodiques et ses complexités administratives, nécessite une expertise pointue pour éviter les erreurs et respecter les délais.

L’embauche, de l’identification des besoins jusqu’à l’intégration du candidat, est un processus complexe. Confier le recrutement à des spécialistes RH permet de garantir un choix optimal des candidats, souvent facilité par l’utilisation d’outils d’évaluation avancés.

Pour s’adapter aux évolutions rapides des métiers et compétences, les entreprises s’appuient sur des prestataires pour créer et dispenser des formations techniques ou managériales sur mesure.

La digitalisation des processus RH, à travers un système d’information des ressources humaines (SIRH), représente un investissement en compétences techniques. Des éditeurs comme Talentsoft offrent des solutions permettant de centraliser les données RH et de fluidifier les processus.

Fonctions RH généralement internalisées

Si certaines fonctions se prêtent facilement à l’outsourcing, d’autres sont plus délicates à externaliser car elles touchent au cœur de la stratégie et de la culture d’entreprise. En effet, ces fonctions nécessitent une connaissance approfondie de l’organisation et une proximité indispensable avec les équipes.

Élaborer et piloter une stratégie RH demeure une prérogative de la direction. Cette fonction inclut la gestion des politiques salariales, la fidélisation des talents, et le développement des compétences, des éléments indissociables de la vision de l’entreprise.

Le respect des obligations de représentation du personnel, la mise en place du Comité social et économique (CSE), et les négociations collectives relèvent des dirigeants. Si certains aspects peuvent être assistés par des consultants, leur mise en œuvre exige souvent une implication directe de la direction.

Sauf dans le cas d’un manager de transition, la gestion des équipes nécessite une relation étroite avec les collaborateurs. L’implication d’un manager externe pourrait affecter la cohésion d’équipe et la confiance en interne, ce qui peut nuire aux performances collectives.

Avantages de l’externalisation RH

Les entreprises de toutes tailles trouvent dans l’externalisation RH une alternative bénéfique à la gestion interne. Ces avantages permettent d’optimiser les coûts, la flexibilité et l’efficacité des processus RH.

Les coûts RH, souvent lourds, s’étendent au-delà des salaires pour inclure les charges sociales, la formation, et les avantages sociaux. L’externalisation permet de transformer certains coûts fixes en dépenses ajustables, allégeant ainsi la structure financière de l’entreprise.

Les dirigeants peuvent ainsi se concentrer sur les activités cœur de métier et l’innovation, en déléguant les tâches administratives à des experts externes.

Les besoins RH évoluent rapidement, surtout pour les start-ups et PME en croissance. L’externalisation offre la flexibilité de faire appel à des spécialistes à la demande, limitant ainsi les contraintes de ressources humaines en interne.

L’outsourcing RH ouvre l’accès à des compétences spécialisées, souvent non disponibles en interne, notamment dans les domaines techniques ou réglementaires.

Les erreurs en matière de conformité RH peuvent avoir des conséquences coûteuses. Avec l’aide de partenaires expérimentés, les entreprises bénéficient d’une vigilance renforcée et d’une rigueur permettant de réduire les risques d’infraction et les erreurs administratives.

Formes d’externalisation RH : choisir le modèle adapté

L’externalisation des ressources humaines s’adapte aux besoins et à la structure des entreprises. Les différents types d’outsourcing RH permettent d’optimiser la gestion en fonction des priorités :

• Temps partagé : faire intervenir un expert quelques jours par mois pour des missions ciblées, comme l’audit RH ou le conseil en recrutement
• Consulting : confier des projets spécifiques à des consultants, tels que la mise en place d’un système SIRH ou un diagnostic RH.
• Infogérance : délégation complète de la gestion informatique RH, assurée par un prestataire spécialisé pour optimiser la sécurité et la conformité des données
• Sous-traitance : délégation de fonctions RH, telles que la paie ou le recrutement, à des cabinets spécialisés pour garantir expertise et rapidité d’exécution

Tarification et financements possibles de l’externalisation RH

Les coûts de l’externalisation RH fluctuent selon le type de prestation et sa durée. Voici quelques estimations de tarifs, en fonction des prestations :

• Gestion de la paie : Environ 25 € par bulletin de paie traité, incluant les déclarations
• RH à temps partagé : Entre 400 et 1 000 € par jour pour un expert RH, selon son expérience
• Recrutement via cabinet : Entre 15 et 20 % du salaire annuel du candidat recruté
• Formation intra-entreprise : En moyenne 1 000 à 4 000 € par jour, selon la spécialisation
• Conseil juridique : Taux horaire allant de 100 à 500 €

De nombreuses entreprises peuvent aussi bénéficier d’aides publiques : des dispositifs comme le soutien aux PME de la DIRECCTE ou les financements de formation par les OPCO permettent de subventionner des prestations au développement RH.

Étapes pour bien externaliser les RH

Pour tirer pleinement parti de l’externalisation, il est nécessaire de préparer chaque étape, en partant d’une évaluation des besoins jusqu’à la sélection rigoureuse du prestataire :

• Clarifiez vos besoins. Identifiez les tâches à externaliser en fonction de leur complexité, de la fréquence des interventions nécessaires et des compétences requises.
• Recherchez des prestataires. Utilisez divers canaux pour identifier les prestataires adéquats. Activez vos réseaux professionnels ou consultez les partenaires OPCO agréés, souvent spécialisés et recommandés
• Analysez et comparez les offres. Après avoir sélectionné plusieurs prestataires, évaluez leurs références, leurs méthodes de travail, et la qualité de leurs suivis. La compatibilité avec la culture d’entreprise et les méthodes de travail proposées sont des critères à prendre en compte pour garantir une coopération efficace