L’accumulation de documents papier ralentit les processus internes des entreprises et complique l’accès aux informations essentielles. La mise en place d’une gestion électronique des documents (GED) permet d’optimiser ces flux et d’assurer une meilleure traçabilité des échanges. Pour réussir cette transition, il est nécessaire d’identifier les limites du système actuel, de définir les besoins spécifiques, de structurer la gestion du projet et d’élaborer un cahier des charges précis.
Sommaire
Diagnostiquer les failles du système actuel
Avant d’initier un projet de dématérialisation, il est indispensable d’évaluer le fonctionnement actuel de la gestion documentaire. Faire appel à une solution comme Deltic permet d’externaliser l’ensemble du processus, de la numérisation à l’archivage en passant par la sécurisation des données.
Cependant, pour s’assurer que la transition réponde aux besoins spécifiques de l’entreprise, il est nécessaire d’identifier les failles du système en place.
Cette démarche s’inscrit dans une transformation digitale plus large, qui vise à moderniser la gestion des documents et à améliorer la fluidité des échanges d’information.
Le premier point d’analyse concerne le stockage des documents. De nombreuses entreprises jonglent entre des supports disparates, allant des armoires physiques aux serveurs internes, en passant par des disques durs externes ou des espaces de stockage cloud non centralisés.
Cette dispersion peut entraîner des pertes d’informations, des erreurs de classement et un accès inégal aux documents selon les services.
La circulation des fichiers au sein de l’entreprise est également un facteur à examiner : lorsque les documents doivent transiter par plusieurs personnes avant validation, des retards et des doublons peuvent apparaître, ralentissant les processus internes.
L’accessibilité des documents constitue un autre enjeu majeur, car un document important doit pouvoir être retrouvé rapidement, sans nécessiter de longues recherches ni dépendre d’un unique collaborateur. Une absence de normalisation dans les procédures de classement et d’archivage peut créer des écarts dans la gestion de l’information et générer des incohérences dans les versions disponibles.
Déterminer les besoins spécifiques à l’entreprise
Une fois les failles du système documentaire identifiées, il faut définir les attentes et contraintes spécifiques de l’entreprise. Plusieurs critères doivent être analysés :
- La typologie des documents concernés : factures, contrats, documents RH, devis, courriers entrants
- L’environnement numérique existant : compatibilité avec un ERP, un logiciel de comptabilité ou une solution de signature électronique
- Les flux documentaires : fréquence de consultation, accès partagés, processus de validation
- Les exigences réglementaires : archivage légal, conformité au RGPD, sécurité des données
L’implication des services concernés est indispensable pour obtenir une vision globale des attentes. Chaque département (juridique, ressources humaines, comptabilité, administration) possède des exigences spécifiques en matière de gestion documentaire. Une analyse concertée permet d’orienter le choix de la solution GED vers un outil adapté aux besoins réels de l’entreprise.
Nommer un référent pour orchestrer le projet
La mise en place d’une GED nécessite un suivi rigoureux pour garantir une transition efficace : un chef de projet doit être désigné afin d’assurer la coordination entre les différents acteurs impliqués.
Son rôle consiste à superviser l’implémentation du logiciel et à veiller à son adéquation avec les besoins identifiés. Il doit également accompagner les équipes dans la prise en main de l’outil et s’assurer que les fonctionnalités choisies sont bien exploitées.
Une autre mission du chef de projet est d’évaluer l’adoption de la solution par les collaborateurs et d’identifier d’éventuelles améliorations. En lien avec l’éditeur du logiciel, il doit suivre l’évolution des usages et ajuster les paramètres en conséquence.
Pour garantir une approche transversale, il est recommandé d’inclure des représentants des services utilisateurs dans le suivi du projet. Cette organisation permet d’anticiper les résistances au changement et d’assurer une transition fluide vers le nouvel environnement numérique.
Rédiger un cahier des charges précis
Une fois les besoins et objectifs clarifiés, la rédaction d’un cahier des charges permet de structurer le projet et d’encadrer le choix du prestataire. Ce document détaille les fonctionnalités attendues, les contraintes techniques et les exigences réglementaires à respecter. Il définit également le périmètre du projet ainsi que le calendrier de mise en œuvre.
Le cahier des charges doit inclure des indications précises sur les droits d’accès des utilisateurs, les méthodes de classement des documents et les critères de recherche disponibles.
Il constitue un document de référence qui facilitera la consultation des éditeurs de logiciels et garantira une mise en place conforme aux attentes initiales. En encadrant chaque étape du projet, il permet d’éviter les dérives et de sécuriser l’investissement dans la transition vers la GED.
Rédacteur junior sur Passion-entrepreneur.com, il apporte un regard neuf sur les tendances du business mondial
